Synthèse des expérimentations CTEF
Un article de FormaVia.
Classé dans Compte-rendu, Ctef, Projet, Elgg, Territoire
Correspondant : http://www.formavia.fr/wiki/index.php/Utilisateur:fduport
Contexte
Il y a 27 CTEF en Rhône-Alpes. Le CTEF définit la stratégie commune que tous les partenaires souhaitent adopter pour les 5 ans à venir. Ils en discutent au sein d'une instance territoriale participative, pilotée par un élu régional. Une structure porteuse (mission locale, maison de l'emploi, etc.) est, quant à elle, chargée du pilotage technique du CTEF. Le Conseil régional a décentralisé un tiers des crédits emploi formation - soit 30 millions d'euros en tout. Pour en savoir plus, il suffit sur le portail territoire de la région.
Les structures porteuses dovent animer un réseau d'acteurs. Courant 2008, plusieurs d'entre elles ont fait la demande d'expérimenter des espaces collaboratifs pour faciliter les échanges entre ses membres. L'une d'entre elle a conçu un portail spécifique. C'est dans ce cadre qu'il a été décidé la mise en place d'un groupe de travail transversal, puis de l'expérimentation pour deux CTEF.
Expérimentation
Pour être opérationnel au plus vite et ainsi répondre aux attentes des SP, il est proposé d’expérimenter avec les possibilités offertes par les espaces collaboratifs du site actuel du PRAO, c’est-à-dire jusqu’à 5 services :
- Documents partagés : pour télécharger un document de travail (Word, Excel, PowerPoint, PDF) et proposer une nouvelle version pour faire avancer la production collective.
- Agenda : pour consulter les prochains évènements : réunion, colloque…
- News : pour diffuser des actualités ciblées à la communauté
- Forum : pour échanger des idées, poser des questions et réagir en direct dans l'espace
- Photos : pour consulter les photos d'évènements organisés par/pour la communauté
L'objectif est d'étudier l’impact de l’usage d’un espace collaboratif, la faisabilité de la mise à disposition des strctures porteuses des CTEF d’autres espaces collaboratifs ayant des besoins similaires. L'expérimentation s'est déroulée de mars 2008 à 30 avril 2009. Les deux CTEF impliqués dans l’expérimentation sont :
- CTEF Maison de l'Emploi Pays Voironnais Sud Grésivaudan avec 12 inscrits
- CTEF Rhône Ouest et Sud avec 19 inscrits
Usages principaux
Une enquête qualitative et quantitative a été réalisé par l'équipe du Prao. Les quatre avantages qui ressortent sont :
- La mise à disposition d’information
- La prise de décision collective virtuelle
- Gestion de l’enveloppe attribuée aux prestation orientations et formation (SEP, mini-stage, conventions individuelles)
- Le partage de documents : 28 au moment de l’évaluation
Les bénéficiaires de l’expérimentation sont globalement satisfaits, à la fois en ce qui concerne les usages eux-mêmes, que la prise en main de l’outil. L'impact principal de l’utilisation des espaces collaboratifs pour les usagers sont :
- Suivi toujours à jour de l'actualité du CTEF
- Réactivité, rapidité de transmission d'infos
- Partage des infos
- Partage de décisions
- Evite des déplacements et des réunions
- Facilitation de la collaboration entre les différentes structures
- Suivi plus régulier et plus rapide qu’un échange par mail avec la mise en ligne des derniers documents modifiés, l’historique des versions et/ou modifications, et alerte par mails informant d’un ajout sur l’espace collaboratif
- Amélioration, vers plus d’efficacité, des habitudes de travail(ex. remplace le système d’échanges par mail par la gestion des documents partagés. Ainsi pour le CTEF Voiron, les prescripteurs ont tous un document actualisé sur la consommation)
Voici quelques Verbatim sur les usages de ces espaces collaboratifs :
Quelles activités les espaces collaboratifs ont eu un effet ? L’animation, la collaboration, le suivi (des activités, de la réalisation…)
Je pense que les espaces collaboratifs ont eu un effet sur le suivi et la collaboration. Dans notre cas, c’est l’utilisation de documents partagés qui a été favorisée. Il s’agit ici d’utiliser le partage de documents afin de suivre de gérer l’enveloppe CTEF attribuée aux prestations orientations et formation (SEP, mini stage, conventions individuelles) remplaçant ainsi les échanges de ces documents par mail à chaque modification.
Quel est l’impact de l’espace collaboratif dans l’activité du CTEF ?
L’espace collaboratif a permis d’une part de faciliter la collaboration entre les différentes structures Le partage de documents de travail précédemment effectué par mail a été remplacé par le système de partage de documents. D’autre part, il a permis un suivi plus régulier et plus rapide qu’un échange par mail avec la mise en ligne des derniers documents modifiés, l’ historique des versions et/ou modifications, et alerte par mails informant d’un ajout sur l’espace collaboratif.
L’espace collaboratif a modifié les habitudes de travail en remplaçant le système d’échanges par mail par la gestion des documents partagés.
Il permet à chacun des prescripteurs de venir avec un document actualisé sur la consommation.
Pistes communes à explorer
Déploiement d’autres espaces collaboratifs pour les structures porteuses en demande actuellement
Concerne à priori les CTEF suivants :
- Drôme Ardèche Centre : groupe prescripteurs,
- Bassin Annécien,
- Ardèche Méridionale,
- Beaujolais élargi (avec Ouest Lyonnais).
Culture Numérique
Cette expérimentation montre qu'il est nécessaire de mettre en place de nouvelles modalités d'organisation du travail où la compétence numérique devient incontournable.Cela touche tous les secteurs de la formation et de l'orientation.
- La possibilité de gérer des documents partagés est intéressante dès que des acteurs distants travaillent sur un projet commun : travail avec les branches professionnelles, travail sur les remontées de besoins dans le cadre des programmations régionales…
- La gestion d’un agenda partagé entre les acteurs peut également être mise en œuvre afin d’éviter des doublons de réunions.
- La formations des utilisateurs aux usages web 2.0, et outils de travail collaboratif en particulier
Expérimentation branche
Dès la rentrée de septembre 2009 une expérimentation d’espace collaboratif sur la plate-forme elgg de FormaVia, sera lancé pour le comité de pilotage du Plan d’action Transport Logistique (dans le cadre du contrat d’objectifs avec la branche) et son outil de suivi et prévisionnel pour les formations Transport Logistique. Il associe des financeurs de formation (Région, Pôle Emploi, OPCA Transport, Agefiph), des partenaires de l’Emploi (Pôle Emploi, Animation Régionale des Missions Locales), la Branche (ALTRA), les OF de Branche (AFT, PROMOTRANS) qui se réunissent en comité de pilotage tous les 2 mois.
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