Rencontre : COOPERER, pour le développement des usages et des services TIC en Bretagne

Un article de FormaVia.

Présentation par Muriel PROVOST (Mégalis)

Megalis Bretagne

Les adresses des sites web : http://www.megalis.org et http://www.e-megalisbretagne.org
Les présentations de l'atelier ne concerneront pas les structures, mais les pratiques qu'elles développent.
C'est une structure en syndicat mixte qui vise au développement des pratiques de l'administration électronique dans l'ensemble des collectivités.
Les collectivités s'appuient sur des échanges et des formes de travail de type coopératif.
L'objectif de la séance est de discuter quelques exemples intéressants autour des pratiques collaboratives dans les collectivités.

La séance s'organise autour d'une présentation des outils et de mise en place de plateformes par Jérôme Delacroix, consultant, puis, par des témoignages sur des initiatives concrètes.

Les enjeux et les usages des outils collaboratifs

Par Jérôme Delacroix

Jérôme Delacroix précise qu'il s'est intéressé aux wikis dès 2004 et qu'il a rédigé un livre sur ce sujet. Très tôt, il y voit des usages professionnels. Cet intérêt pour cet outil d'écriture a donné lieu à un blog : www.cooperatic.org : cela servait à pratiquer une veille sur ces outils qui transforment les pratiques de travail.
En tant que consultant professionnel, il est associé à www.nearbee.com qui est un développeur de logiciels collaboratifs.
La coopération est l'action de participer à la production d'une œuvre commune. Il est un quasi synonyme du terme collaboration. Cependant, Jérôme Delacroix pense que le terme de collaborer comprend la notion de travail et donc de pénibilité et lui préfère donc celui de coopérer.
Il observe aujourd'hui un changement de paradigme en terme de système d'information : auparavant, ces derniers servaient à concentrer des données. Le véritable enjeu aujourd'hui est de partager et de rendre accessible et partageable ces mêmes données qui n'étaient que distribuées.
Les organisations sont aujourd'hui au fait de l'automatisation rendue possible par les systèmes d'information, et du fait qu'ils tendent à favoriser le travail en commun. L'accent n'est plus mis sur la gestion, mais sur la communication. L'indexation du document est articulé au marquage de sens.

Les enjeux ne sont pas techniques : il est dans la facilitation de la relation avec les usagers et avec les partenaires, avec les collaborateurs.
La recherche de performance et l'engagement du personnel sont des enjeux des pratiques collaboratives.
L'idée des outils coopératifs est de libérer les structures du poids des technologies, de libérer les entraves liés aux contraintes de l'espace et du temps.
Chaque collaborateur peut avoir des expertises autres qui pourraient être utilisées et repérées grâce à des outils web 2.0
Jérôme Delacroix propose deux exemples dans la valorisation de pratique collaborative (Villes Internet).

Il souligne que la question de l'animation est essentielle. Il s'agit d'entretenir les phases de travail et d'animation par le maintien d'une continuité dans les objectifs.

La question porte sur l'évolution des mentalités vis-à-vis de ces pratiques dans les entreprises.
Depuis l'année dernière, les mentalités évoluent de façon sensibles. Avant les organisations s'appuyaient sur des besoins opérationnels et concrets pour développer des pratiques collaboratives à la marge. Aujourd'hui, la mise en contexte des usages coopératifs s'est transformée auprès des manageurs et des communicants. Cette transformation s'appuie sur le passage d'une idée de la production stabilisée vers celle du réseau social. Les organisations voient dans l'implication des personnes un rôle important dans la production industrielle.

Les enquêtes sur les besoins des usagers montrent qu'il est nécessaire de définir a minima pour que les usagers des systèmes d'information puissent réagir. Il s'avère souvent difficile pour un usager de savoir véritablement définir ses besoins.

L'intranet de CARENE

Pascal Etchebès, cellule intranet et service formation à la CARENE (St Nazaire, littoral..., établie en 2001). L'objectif de la Carene est de développer une solidarité active et innovante entre les communes
La présentation porte sur la manière dont on peut intégrer les attentes des usagers dans la constructions des outils et en s'appuyant sur un cadre de formation.
Les principes de l'intranet sont fondés sur un portail qui s'adresse aux élus et aux agents, mais aussi les partenaires. Au total, lorsque l'ensemble des sites seront déployés, il y aura 1200 intranautes. Il y a un profil d'utilisateur qui en fonction de son rôle et de son métier des informations
L'intranet a un objectif informationnel avec un outil de gestion de contenu.

La place de la formation
En parallèle de la réalisation de l'intranet, le projet intercommunal s'est appuyé sur un objectif de formation : l'objectif était d'accroître la qualité des services rendus et que la formation soit adaptée au territoire, aux besoins et aux projets intercommunaux.
Les réalisations ont porté sur un panel de formation et sur la création et l'animation de groupes de travail.

Organisation et mise en place
L'intranet est complètement lié au plan de formation avec la mise en synergies au service de l'intercommunalité. Le fil d'Ariane du projet est la création d'une véritable intercommunalité et donc de créer un dispositif qui fasse convergence.
Les outils proposés étaient principalement pragmatiques.
Trois usages principaux :
la diffusion d'information : il s'agit de pratiquer une qualification et une organisation de l'information au fil de leur publication.
la collaboration : les personnes en charge de la formation puissent ouvrir un espace collaboratif pour une veille documentaire. Deux personnes gèrent et organisent la diffusion des informations.
les procédures en ligne : il s'agit de produire un outil de gestion des données liées à la formation. Il s'agissait de pouvoir récupérer les données qui renvoient au profil de l'utlisateur de l'intranet. Ainsi, les données sont enregistrées une seule fois. Ce travail a été réalisé en partenariat avec le CNFPT et l'ENAC.

Le livret de formation par le CNFPT :
Ce livret va le suivre tout au long de sa carrière. L'information a été gérée au sein de l'intranet.
Une première information générale est publiée ; dans l'espace collaboratif, se trouvent des documents complémentaires ; dans la rubrique Formation, les informations portent sur les possibilités de formation.

L'intranet permet de décloisonner entre les services et les métiers. Il donne une réalité au concept de l'intercommunalité. Il permet de créer un espace communautaire de travail. Il permet la création d'un outil humain.
L'intranet permet d'avancer sur une nouvelle dimension administrative.

L'intranet et travail collaboratif dans la ville de Lorient

La première version de l'intranet était surtout informatif et documentaire, en 2004. La personnalisation est arrivée ensuite grâce à la reconnaissance des identifiants. Il comporte trois espaces : les onglets actualités (en fonction des les services de la mairie, etc.), les services en ligne (réservation...), les espaces documentaires.
Les outils de travail collaboratif sont les agendas partagés, les réservations de services, les espaces projets. Lorsque le schéma directeur a été mis en place en 2004, les applications ont été réalisées au fur et à mesure. Aujourd'hui, un nouveau schéma directeur a été mis en place.
Dans un espace projet, l'agent a la possibilité de gérer des tâches, des documents, des annuaires. Cet espace était extrêmement attendu par les usagers.
Lors de la création de l'espace de travail, les droits ne sont pas individualisés. Les fonctionnalités sont simples.