Préparation, réalisation et formalisation de la mise en place d'un groupement

Un article de FormaVia.

Principes

La mise en place d’un groupement peut se faire de manière conjoncturelle en rapport à une offre ou de manière permanente. La seconde solution est souhaitable, voire recommandée.

Dans ce cadre, il est souhaitable de :

• Identifier sur le territoire les organisations possédant des savoir-faire et des ressources complémentaires à celle qui est à l’origine du groupement,

• Collecter des informations de toutes natures sur ces organisations,

• Rencontrer les responsables et les opérationnels de ces organisations pour échanger les points de vue et évaluer la faisabilité de la mise en place d’un groupement,

• Négocier et mettre en forme un projet de convention de partenariat incluant les responsabilités respectives, les modes de fonctionnement, les ressources nécessaires, les résultats attendus…. et cela dans les différents domaines.

Critères à prendre en compte dans la définition de la convention de partenariat

• La définition et les tâches assurées par le mandataire, le taux, le mode de calcul et la procédure de rémunération des prestations fournies aux autres organisations.

• Les obligations de chaque organisation sur le plan administratif comme la définition, la collecte et la transmission des données mensuelles.

• Le descriptif de la procédure de facturation et de règlement entre le mandataire et les autres organisations et/ou entre les organisations.

• Le type de groupement (conjoint ou solidaire) utilisé pour répondre et si ce choix est constant ou varie suivant les appels d’offre.

• Les obligations de chaque organisation notamment sur le plan pédagogique avec l’objectif d’uniformiser les procédures en respectant les exigences de qualité des commanditaires notamment en termes de procédure et de documents à fournir.

• Le rythme et la nature des réunions de travail du groupement ainsi que le mode de formalisation des décisions prises en réunion.

A retenir

• Anticiper au maximum la mise en place de groupements en s’appuyant sur la stratégie de développement des structures.

• Prendre en compte de manière explicite les besoins et les contraintes des uns et des autres avant d’initialiser la définition du partenariat.

• Réussir la formalisation du partenariat de manière à minimiser, voire éviter les difficultés opérationnelles lors des réponses communes aux appels d’offre.

• Mettre en place une organisation qui permette aux commanditaires de réellement percevoir l’unité du groupement.