Organisation et réalisation de la livraison du dossier de réponse

Un article de FormaVia.

Principes

Comme évoqué précédemment, il existe deux approches possibles pour la remise de la réponse au commanditaire :

• Mode matérialisé avec documents positionnés dans des enveloppes physiques

• Mode dématérialisé avec utilisation d’enveloppes électroniques et d’un certificat électronique.

Le choix entre les deux doit être réalisé en fonction des contraintes propres aux organismes.

Recommandations pour la remise de la réponse sous forme matérielle

Utiliser deux enveloppes physiques qui seront insérées dans une grande enveloppe.

Mettre les contenus suivants dans l’enveloppe 1 – Candidature :

• Situation administrative et juridique

• Capacités techniques et professionnelles avec :
  • Le dossier de présentation de la candidature.
  • Le tableau des références et des résultats des actions antérieures.
  • Le dossier de repérage des compétences.

• Capacités techniques avec pour détail :
  • Les moyens humains.
  • Les moyens techniques

• Capacités financières: Pour les partenaires, l’exécution du marché ne doit pas remettre en cause l’équilibre financier de leur structure.

Mettre les contenus suivants dans l’enveloppe 2 – Offre :

• L’acte d’engagement complété et signé en original par le représentant légal des candidats.

• Le dossier de présentation de l’offre complété et signé en original par le représentant du candidat.

• Le CV de toute personne intervenant dans le cadre de l’action.

• L’imprimé DC7 ou les justificatifs fiscaux et sociaux (URSSAF) relatifs à la situation du candidat au 31 décembre de l’année écoulée.

• Lorsque le candidat emploie des salariés, une déclaration sur l’honneur attestant que le travail sera réalisé par des salariés régulièrement employés.

Recommandations pour la remise de la réponse sous forme dématérialisée

• Les candidats doivent insérer dans chaque enveloppe électronique l’ensemble des documents requis, signer électroniquement l’enveloppe relative à la candidature puis l’enveloppe relative à l’offre. Pour signer ces enveloppes l’entreprise doit disposer d’un certificat éléctronique de classe III. En cas de groupement, le mandataire assure la sécurité et l’authenticité des informations transmises.

• Il est demandé aux candidats de ne pas utiliser certains formats, notamment les “.exe” et de ne pas utiliser certains outils, notamment les “macros”.

• Tout fichier constitutif de la candidature et de l’offre devra être traité préalablement à l’anti-virus. Ainsi les offres contenant des virus feront objet d’un archivage de sécurité. Elles seront réputées n’avoir jamais été reçues et les candidats en seront informés dans les plus brefs délais.

• Dans l’hypothèse où les candidats prévoient d’insérer dans l’enveloppe relative à la candidature ou dans l’enveloppe relative à l’offre des documents qui ne sont pas des fichiers informatiques, ils doivent les scanner avec une définition adaptée à la fois à la lisibilité et au poids de l’image obtenue.

• Les candidats peuvent en outre transmettre une copie de sauvegarde dans les conditions fixées par l’article 56 du code des marchés publics et l’arrêté du ministre chargé de l’économie du 28 Août 2006. Cette copie pourra être ouverte en cas de défaillance du système informatique ou lorsqu’un virus est détecté dans le document électronique transmis par le candidat. Les candidats choisissent le type de support de la copie (papier, CD Rom, DVD Rom).

• Les pièces qui doivent être signées dans l’offre originale, le seront également dans la copie de sauvegarde. Il est impératif que la copie de sauvegarde soit remise avant la date limite de remise des offres et qu’elle comporte la mention “copie de sauvegarde” ainsi que le nom du marché. Envoi des dossiers sous forme papier. Les dossiers (enveloppes 1 et 2) pourront être envoyés par tout moyen permettant d’identifier de façon certaine la date de réception des plis, à l’adresse ou être remis contre récépissé.

• Le candidat devra impérativement porter sur l’enveloppe extérieure: - Le nom de l’entreprise - L’adresse de l’entreprise - Le numéro de SIRET (14 chiffres) - L’intitulé du marché - La mention “Marché passé en procédure adaptée - Ne pas ouvrir”. Dans le cas contraire, le pli sera renvoyé sans être analysé.

• L’envoi des dossiers sous forme dématérialisée se fera sur le site Internet spécifié par le commanditaire.

A retenir

• De manière systématique, identifier, suivre la réalisation et la mise à disposition des documents à fournir à la personne en charge de la coordination.

• Pour les réponses matérialisées, recopier très scrupuleusement sur les trois enveloppes les mentions indiquées sur le règlement de la consultation.

• Pour toute réponse dématérialisée, il faut prévoir un délai complémentaire.