Mise en forme finale de la réponse

Un article de FormaVia.

Principes

L’ensemble des éléments ayant été rassemblés et validés, il s’agit maintenant de réaliser la mise en forme finale des documents et principalement de la réponse technique.

Pour une réponse individuelle, comme pour un groupement, il ne peut exister qu’un seul rédacteur à la fin du processus.

Il aura en charge principalement de rassembler les contributions des uns et autres, d’intégrer leur contenu et de réaliser une mise en forme cohérente avec un style unique.

Il peut s’agir de la personne en charge de la coordination de la réponse ou de toute autre intervenant qui aura été désigné du fait de ses qualités de rédacteur.

Conseils pour améliorer la qualité de la rédaction

• Etre clair : Il s’agit de s’exprimer de manière non ambiguë en précisant le contexte des propos et en construisant un argumentaire logique pour amener la conclusion.

• Etre pertinent : Il est toujours nécessaire de viser à fournir une réponse à la question posée en évitant les digressions sans réelle valeur ajoutée.

• Etre factuel : Il faut toujours distinguer les faits des appréciations que l’on peut être amené à formuler sur ceux-ci. Seuls les faits permettent de construire un argumentaire.

• Etre précis : Dans la mesure où un document va être lu par différents publics, il faut viser à fournir des informations qui ont été vérifiées et qui sont de ce fait de qualité.

• Etre conforme : Ne pas hésiter à réutiliser les termes et expressions propres au cahier des charges.

• Etre concis : Il faut s’attacher à réaliser des phrases courtes qui s’enchaînent plutôt que des phrases avec différents niveaux d’incidences.

• Etre courtois : Il s’agit de présenter ses arguments en évitant toutes les attaques et en cherchant positivement le consensus.

A retenir

• Ne pas déroger au principe du rédacteur unique pour la réponse technique.

• Veiller à ce que tout contenu repose sur des données objectives, observables et quantifiables.

• Bien veiller à faire valider la mise en forme finale par l’ensemble des parties prenantes aussi bien pour les questions de forme que de fond.