Méthodologie de lecture et de réalisation d'une synthèse d'un cahier des charges

Un article de FormaVia.

Principes

Que l’on réalise une réponse de manière individuelle ou dans la cadre d’un groupement, la lecture et la réalisation d’une synthèse d’un cahier des charges varient très clairement. Il reste néanmoins qu’il faut toujours réussir à contextualiser le document et être très attentifs aux éléments qui doivent réapparaître dans l’offre.

Principales actions à réaliser lors d’une réponse individuelle

• Identification de la personne en charge de la réponse.

• Organisation des activités des différents professionnels pour la réponse et en particulier de la lecture du cahier des charges.

• Repérage des points clés du cahier des charges par les uns et les autres.

• Restitution synthétique aux intervenants impliqués de sa compréhension du cahier des charges par la personne en charge de la réponse.

• Validation collective ou deuxième lecture si nécessaire.

Principales actions à réaliser lors d’une réponse en groupement

• Désignation d’un responsable en charge de la coordination de la lecture du cahier des charges.

• Organisation et planification des activités des partenaires du groupement

• Identification des lecteurs de référence du cahier des charges de manière à éviter la redondance des travaux et le développement d’interprétations multiples.

• Vérification périodique que les membres du groupement sont bien impliqués et productifs sur leurs tâches respectives.

• Partage et validation entre les partenaires de la commune compréhension des points clés du cahier des charges.

A retenir

• Organiser la totalité du processus de réponse et en particulier la lecture du cahier des charges.

• Mettre en place un dispositif d’échanges formels et informels ainsi qu’individuels et en groupe pour valider la compréhension commune des points clés du cahier des charges.

• Assurer une coordination et une validation permanente du bon déroulement de la réponse tant sur le processus que sur les contenus