Gestion des références

Un article de FormaVia.

Principes

Tout organisme qui souhaite répondre à des appels d’offres doit être en mesure de fournir des références.

Pour éviter de rechercher ces références dans l’urgence au moment de la réponse à l’appel d’offres, il est judicieux de répertorier et enregistrer un certain nombre de données sur les actions réalisées au fil du temps au sein de la structure.

Les données à conserver doivent permettre de positionner l’action réalisée dans le temps et préciser notamment les travaux réalisés ainsi que leur destinataire et les résultats atteints.

Structure-type d’une fiche de référence

• Client : Nom
• Contact : Nom et coordonnées
• Marché : Intitulé, nature et année
• Enjeux : Positionnement de la problématique pour le client
• Objet des prestations : Nature du travail demandé par le client
• Démarche suivie : Principales étapes de l’action réalisée
• Public concerné : Typologie et nombre
• Résultats obtenus : Eléments qualitatifs et quantitatifs dont le niveau de satisfaction du public concerné
• Dates de réalisation : Date de début et date de fin des travaux
• Budget de la prestation : Montant total facturé au client
• Positionnement de la prestation : Pourcentage du montant de la prestation dans le chiffre d’affaires de la structure.

A retenir

• Fournir des références avec des données précises et fiables.

• Utiliser de préférence des références correspondant à des prestations réalisées par des collaborateurs toujours présent dans la structure.

• Ne pas indiquer des références pour lesquelles la structure n’a pas été réellement contributive et sa participation plutôt marginale.