Ciblage, recherche et utilisation des informations complémentaires nécessaires pour bien comprendre le cahier des charges

Un article de FormaVia.

Principes

En règle générale, un cahier des charges a été réalisé sur une période de temps plus ou moins longue avec le concours de plusieurs intervenants et dans ces conditions, il arrive fréquemment qu’il existe un manque d’informations. Par exemple et pour ce dernier point, les orientations et le contexte sont généralement donnés par le commanditaire mais souvent de manière très succincte.

C’est pourquoi, il est nécessaire de mettre en place un ensemble d’actions pour :

• Identifier les manques d’information,

• Trouver les éléments valides ou les réponses manquantes aux questions,

• Partager entre les parties prenantes les éléments recueillis.

Conseils pratiques

• Repérer précisément et mettre en forme les manques d’informations.

• Identifier les sources susceptibles de fournir une réponse de meilleure qualité aux questions posées (contacts chez l’émetteur de l’appel d’offre, sites Internet, partenaires étant intervenus dans l’élaboration de l’offre (CTEF, Collectivités Territoriales, Organisations Professionnelles, etc.....).

• Collecter et mettre en forme les informations recueillies auprès des sources identifiées.

• Recouper les informations recueillies entre les différentes sources.

• Synthétiser de manière univoque les réponses aux questions posées.

• Faire valider la synthèse des réponses aux questions posées par le contact chez le donneur d’ordre.

• Transmettre les synthèses validées aux intervenants en charge de la rédaction de l’offre.

A retenir

• Ne pas hésiter à mettre en avant dans une forme adaptée au commanditaire les manques d’informations au sein de son cahier des charges et réussir à en obtenir des réponses dans les délais impartis.

• Chercher à recueillir la même information auprès de plusieurs sources, formaliser le résultat et le faire valider par l’autorité compétente chez le commanditaire.

• Bien expliquer et mettre en perspective pour les rédacteurs de l’offre les informations recueillies de manière à ce qu’ils les exploitent au mieux.