5 septembre 2008 - Constitution du socle commun sur la veille

Un article de FormaVia.

Animation du réseau FormaVia
Objet : Compte-rendu de la réunion Créatif B2i Adultesdu 30 septembre 2008

De : Sarah Labelle - Proposition
A : présents + excusé (Régis Duver, Antéor) + équipe FormaVia
Date de la réunion : 05 septembre 2008
Lieu de la réunion : Créons, Lyon

1. Participants

Djamila Lacombe, Objectif Création
Florence Le Nulzec, Oxalis
Salem Naït Idir, Loire Numérique
Françoise Marcoux, Créons

Pour l’animation 

Proposition
Sarah LABELLE
Consultante, animatrice de l’expérimentation
Sarah.labelle@proposition.fr

Présente

2. Ordre du jour

L’ordre du jour de la réunion était le suivant :

• Présentations individuelles, de FormaVia, d'ACAO pour les nouveaux membres
• Echange d'expériences sur la question de la veille
• Esquisse d'un axe de travail pour la CoP

3. Tour de table

Djamila Lacombe est directrice-adjointe d'Objectif Formation, en charge des projets Foad
Florence Le Nulzec est consultante au sein de la Coopérative Oxalis. Elle travaille sur la politique de la ville, sur le développement social. Elle apporte ses conseils sur la mise en place de projets collectifs qui comportent une gestion sociale et urbaine des questions de proximité. Sur la question des marchés publics, elle a travaillé à la mise en place d'une cellule de veille au sein de précédent cabinet de conseils dans lequel elle exerçait, puis dans la Coopérative.
Salem Naït Idir est chargé de mission au sein de Loire Numérique. C'est une association qui comprend 120 adhérents qui sont principalement de petites entreprises travaillant dans le numérique (SSII, organismes de formation, agences web...). Il est animateur de la commission Formation de Loire Numérique. Loire numérique est labellisée Service Productif Local : c'est une association qui a d'abord un ancrage territorial.
Françoise Marcoux est gérante de Créons qui vise à aider à la création d'entreprises et qui fournit des formations dans ce domaine.

Echange d'expériences

a)Le guide ACAO (synthèse a posteriori par Sarah)

A l'origine de la communauté ACAO, il y a la volonté d'une production collective et d'une réfrexion partagée à un moment où le secteur de la formation est en mouvement. Le contexte général oblige à produire une réflexion sur les nouvelles données du secteur qui suppose un repositionnement des acteurs de la formation (din des subventions). Le groupe comportait 6 ou 7 personnes et a produit un guide pratique à visée pédagogique (en ligne sur le portail FormaVia).
Rappel du contexte :
En 2000, rénovation du financement public de la formation ;
en 2001, Introduction de la formation au code des marchés publics ;
en 2002, subventions et commandes sont distinguées. C'est le début des lois de concurrence dans les services ;
en 2004, c'est le droit à la formation. Cela implique une conception de l'acte de formation comme une prestation. Il s'agi de dispositifs de mise en œuvre des actions de formation.
Principes
Le guide détaille les principes nécessaires à la production d'une réponse collective à un appele d'offres.
La définition du cahier des charges est produite par le client. Il constitue la base du contrat et fournit les éléments de contexte, de cadrage sur les attendus (scénarii pédagogiques, constraintes organisationnelles et juridiques...).
Le dossier de consultation comprend l'ensemble des documents officiels nécessaires à l'appel d'offres. Ces documents se trouvent sur la plateforme de marchés (nécessite une inscription en ligne pour être informé) qui suppose la possession d'un certificat électronique qui permette l'identification numérique de l'organisme.
La réponse à l'appel d'offre doit comprendre deux parties : la réponse au cahier des charges, c'est la partie technique, et la constitution d'un dossier regroupant les pièces indispensables, c'est la partie administrative.
Sur le plan pratique, la première version de la réponse est collective. Elle suppose des allers-retours, des annotations, des amendements. La seconde est rédigée par la personne mandatée au sein du groupe et consiste dans l'uniformisation en fonction des décisions prises par le collectif.
Les fiches pratiques
Le guide regroupe ensuite une série de fiches pratiques, ici résumées.
Le cahier des charges : Il suppose au préalable l'organisation de l'équipe, la répartition et la planification des tâches. Il réclame aussi le repérage des éléments techniques nécessaires à la réalisation du Cahier des Charges. Il impose échanges et validation collective.
Il est important de trouver les bons dispositifs pour travailler.
La coordination entre les différentes actions est aussi un élément structurant.

La recherche d'informations s'organise autour de l'identification des sources, la qualification des informations, la restitution au groupe pour une mise en perspective, leur introduction dans la réponse.

Le groupement s'appuie sur une temporalité : elle peut être conjoncturelle ou permanente. Elle implique qu'il y est une certaine complémentarité entre les différents acteurs du groupement. Le rapprochement et le partenariat sont souhaités par l'ensemble des acteurs. En ce qui concerne la responsabilité, il est impératif que chacun reconnaisse les modalités de son partage. Le groupement s'organise autour d'échéances et de visées définies collectivement.

Les modalités de travail sont définies par l'équipe et entraînent la répartition des tâches. Ensuite, il est important de déterminer le calendrier et la nature des livrables. La production d'une charte graphique commune pour les documents produits dans le cadre du groupement.

La gestion des incohérence sert à rendre lisible le document de réponse. Eviter les doublons, réunir les documents indispensables, partager un espace documentaire qui permette l'accès au règlement de consultation, à l'acte d'engagement, au bordereau, au cahier des clauses techniques.

Les références des différents organismes doivent renvoyer à la mémoire des actions de formation de l'organisme de formation : une fiche-type peut être rédigée au départ afin que chaque présentation se fasse selon les mêmes règles.

La mise en forme de la réponse doit permettre une intégration simpl des différentes contributions. Elle répond aussi à une norme de qualité rédactionnelle. L'ensemble des caractères d'une bonne réponse est contenu dans la précision des éléments apportés, leur pertinence par rapport à la demande de départ, leur synthèse.

La remise de la réponse dépend des marchés et doit se plier aux exigences en vigueur. Cependant, il est important de conserver des copies de sauvegarde.

Le guide contient enfin un glossaire et un fichier technique qui précise l'usage des différents documents.

b)La suite des travaux ACAO (Djamila)

Suite à ce premier travail, le groupe s'est rendu compte que le préalable à la composition d'un groupement était le repérage des marchés publics. La communauté s'est alors proposée d'engager une réflexion sur la veille des marchés publics. Durant le premier semestre 2007, différents experts ont été rencontrés. Les principales questions rencontrées lors de ces échanges :
comment la sélection des offres s'effectuent en fonction des clients.
Quel système de veille est adapté aux besoins ?
Un premier travail sur le wiki a été effectué afin de déterminer comment la veille s'organise.
L'idée actuelle (à redéfinir) est de produire un guide méthodologique autour de la veille afin de répondre aux besoins du réseau des acteurs de la formation. Trois pistes sont évoquées par Djamila :
un outil commun de veille qui pourrait être un moteur régional sur les appels d'offre régionaux, nationaux et européens.
L'établissement d'un réseau avec portefeuille de compétences dans l'objectif de s'organiser en groupement.
Un repérage des besoins sur le territoire pour anticiper les appels. Cela pourrait s'envisager en coordination avec les CTEF qui sont mandatés pour recueillir et évaluer les besoins des territoires.
FormaVia a été mandaté par l'intermédiaire de François Duport pour former un CTEF au travail collaboratif.

c)La veille des marchés publics sur l'internet (Salem)

L'objectif du travail était de répondre aux besoins des adhérents de l'association Loire Numérique. La difficulté venait de la grande diversité des secteurs d'activité des adhérents de Loire Numérique.
Détermination du champ de recherche
La première démarche a donc consisté dans un ciblage qui visait à mieux connaître l'activité des adhérents et leurs besoins : ce sont majoritairement des PME. La délimitation de leur territoire d'actions a aussi joué un rôle important : il se concentre au niveau régional et limitrophe sauf pour le secteur de l'édition logicielle.
La démarche a permis de mettre en place un système de recherche qui portait sur différentes sources d'information. Plus de 500 sites y sont surveillés. Cela comprend des plateformes officielles ou spécialisées, des journaux d'annonce légales, des sites de presse.
Par exemple, il y a obligation légale de diffuser sur la plateforme e-bourgogne en Bourgogne.
Mais, en ce qui concerne les MAPA qui se situent entre 40000 et 90000 euros, il n'y a pas obligation de diffusion sur BOAMP ou sur les JAL « journaux habilités à recevoir des annonces légales » (c'est-à-dire, l'organisme public est tenu à une obligation de publicité adaptée quelque soit le support). A moins de 40000 euros, la publication a lieu en mairie. La formation est un domaine de prestation qui appartient aux procédures allégés, il est donc crucial de surveiller le plus largement possible.
Le document présente une liste exhaustive des sites surveillés :

• les plateformes officielles de publication
• les places de marchés et plateformes de diffusion spécialisées
• les sites web des JAL, de la presse locale, régionale et/ou nationale
• les sites web des collectivités territoriales
• les sites web d'organismes publics et/ou privés diffusant leurs appels d'offre (CHU, Université, OPAC, etc.)
• les entreprises privées via les places de marchés privés

'Les outils et techniques de recherch'e
La première partie de la démarche consiste à s'appuyer sur la recherche manuelle à partir de mots-clefs. C'est la consultation des espaces de publication en ligne (annonces, articles...). Il s'agit de connaître les organisations concernées et de comprendre leur mode de fonctionnement.
A partir de cette prise de connaissance, il s'agit d'établir le paramétrage de l'outil qui fera la recherche automatiquement : il s'agit d'implémenter les sites repérés et de créer un profil adapté. Ce paramétrage des agents intelligents est extrêmement fastidieux et consommateur de temps.
Cette phase pour l'outil de veille de Loire Numérique a duré 2 mois complet (y compris la phase d'identification des besoins et des compétences des destinataires de la veille).
Diffusion
Les données sont ensuite traitées et diffusées à l'ensemble du réseau sous forme de fiche synthétique qui renvoie aux données officielles.
Un extranet est en cours d'élaboration : il vise à automatiser la diffusion des données. Deux axes sont en cours de développement :
la réponse en ligne aux appels d'offre ;
la recherche de partenariat pour répondre à des offres qui dépassent le champ de compétence.
Cette étape indispensable de regroupement s'appuie sur la cartographie des compétences des membres du réseau et l'annuaire sous forme de base de données mis à disposition.

d)Quelle pratique de veille ? (réflexions collectives)

La première réflexion après la présentation sur l'outil de veille de Loire numérique porte sur l'ampleur du travail et l'investissement nécessaire à un tel dispositif. Il est noté que le système de veille automatique ne suffit pas, il est important que l'information recueillie subisse un traitement et une analyse par la personne appropriée.
Le système de veille ne suffit pas en lui-même : il s'agit aussi de voir le versant « réception » et capacité de réponse. La partie en cours de développement sur l'extranet est à ce titre révélatrice. Il ouvre une perspective très riche de regroupement : permettre de travailler ensemble à des entreprises qui ne l'auraient pas envisager auparavant, parce qu'elles se définissaient en premier comme des concurrents.
Chacun remarque que la veille se pratique déjà dans les organismes. Elle est nécessaire, même si elle n'est pas pratiquée de façon systématique et/ou performante. La veille sur l'internet est réalisée de manière plus ou moins informelle. Il suffit de traquer les infos, de les traiter et de les redistribuer. Cependant, ce travail informel ne permet pas de répondre exactement aux besoins des cibles. Un sytème de veille ciblé permet de valider des attentes concrètes en fonction du potentiel des entreprises. Cependant, cela suppose en amont un engagement financier.
Il est important de souligner le rapport entre investissement et retour en terme de marchés. La prise de conscience dans ce domaine est variable et dépend largement des moyens dans l'entreprise. Ce type de démarche entre dans le cadre de la stratégie d'entreprise. Elle n'acquiert de pertinence que par son incorporation.

L'autre versant de cette démarche de veille consiste à évaluer l'envie et le besoin pour les organismes de formation de développer des démarches partenariales. La recherche de complémentarité entre les acteurs peut permettre de développer des attentions communes sur certain marché.
Cependant, le guide produit soulignait que ce type de démarche n'impliquait pas la fin de la concurrence, mais une meilleure adaptation au secteur et aux besoins de prestation. Il y a donc un enjeu à rester concurrent tout en collaborant sur des points complémentaires. Cela repose sur le principe de la cooptation.
Cela repose aussi sur l'éthique. Qu'est-ce qu'on partage ?
A Loire Numérique, l'objectif est de faire en sorte que le secteur du numérique soit performant. Une charte de bonnes pratiques a été proposée : cinquante-cinq membres en sont signataires. Cette charte définit, entre autre, les liens et les fondements de la mutualisation, tout en rappelant les frontières. Il n'y a pas eu d'obligation de signer la charte pour participer à l'association.
Il est indispensbale de se munir d'outils qui permettent de définir les règles de confiance dans le réseau. Ce sont souvent les personnes les plus investies dans les réseaux qui sont signataires des chartes.

4. Perspectives

e)L'ouverture de la communauté

La communauté comprend actuellement 5 membres. Cela fait reposer le fonctionnement sur peu de personnes. L'idée serait de recontacter d'anciens membres et d'ouvrir la communauté par cooptation grâce aux connaissances des membres actuels. Il est proposé que chaque membre réfléchisse à trois personnes susceptibles de trouver un intérêt sur les questions de veille et de partenariat sur les appels d'offre.

f)La contribution sur le wiki et l'axe de travail

La communauté possède son ensemble de pages sur le wiki. La première correspond à une présentation simple de la communauté, les autres peuvent devenir l'espace de travail sur lequel chaque membre en fonction de sa temporalité et de sa disponibilité, rédige des parties, propose des commentaires sur ce qui a été produit.
L'objectif de la communauté doit encore être clairement établi. Après cette séance de mise à plat des enjeux de la veille et des formes existantes, l'importance de l'informel apparaît déterminant. Il pourrait être intéressant de repérer ces démarches non spécifiées, de les décrire, et d'apporter non pas un système performant, mais les moyens à des pratiques de veille qui ne se définissent pas comme telles d'acquérir une phase plus structurée.

g)Prochaine réunion

Il est décidé que pour respecter le rythme d'investissement des quelques membres de la communauté, les réunions auront lieu tous les deux mois. La prochaine réunion aura lieu soit le 24 octobre, soit le 7 novembre, soit le 14 novembre en fonction des disponibilités de chacun.
Un doodle sera mis en place pour planifier la réunion par Sarah.