5. Glossaire

Un article de FormaVia.

5.1 Introduction

Le glossaire suivant est constitué de l’ensemble des mots et expressions les plus utilisés dans le domaine des marchés publics. Ils sont classés par ordre alphabétique. Ce glossaire ne vise cependant pas à l’exhaustivité et les contributions pour son enrichissement sont bienvenues.

5.2 Présentation du vocabulaire

Achats publics :

Ensemble des achats réalisés par les services de l’État, les collectivités territoriales et leurs établissements publics respectifs, les entreprises publiques et les sociétés d’économie mixte, pour la satisfaction de leurs besoins. Ces achats sont effectués à l’aide de marchés ou de conventions.

Acheteur :

Personnel chargé de négocier et d’élaborer le contrat, il est l’unique point de contact entre le SCAM et le fournisseur ; il assure ensuite la conduite, la gestion réglementaire et l’administration du contrat avec le ou les fournisseurs. Le délai de réalisation d’un marché est, au mieux, de l’ordre de 150 jours, pour un appel d’offre ouvert, entre la publication de l’avis d’appel public à concurrence et la notification du marché.

Acompte :

Lorsque les conditions du marché le prévoit, l’entreprise peut se voir attribuer une avance financière lorsque le délai pour exécuter le marché est fixé à plus de 3 mois. L’acompte pour l’exécution du marché est de 1 mois lorsqu’il s’agit d’une PME, d’une société coopérative d’artisans ou d’artistes, un atelier protégé, une société coopérative ouvrière de production, un groupement de producteurs agricoles ou un artisan, pour les marchés de travaux et à la demande de l’entreprise pour les marchés de fournitures et services. On distingue les acomptes sur approvisionnement et les acomptes relatifs à l’exécution du marché.

Acte d’engagement :

Il est également appelé DC8. Il s’agit d’un document primordial. Il est toujours présent dans le DCE. Grâce à ce document, le candidat d’un marché s’engage à respecter les conditions du marché (délais, prix, prestation technique). Il doit être signé par l’entreprise et sera également signé par l’administration si le candidat est retenu.

Allotissement :

L’allotissement est le fait de fractionner les marchés publics en différents lots.

Appel d’offre :

Procédure de passation de marchés publics grâce à laquelle une administration publique exprime un besoin. Cette procédure est passé dans le respect des règles de la concurrence fixée par le CMP, dans le but de choisir l’offre économiquement la plus avantageuse afin de faire la meilleure utilisation des deniers publics.

Appel d’offre ouvert :

Procédure « classique » de passation de marchés publics par laquelle les entreprises peuvent se porter candidates. Cette procédure est utilisée lorsque le montant estimé du marché est supérieur aux seuils (c’est à dire lorsque le montant estimé du marché est supérieur à 135 000 euros pour les administrations étatiques et 210 000 euros pour les collectivités locales pour les marchés de fournitures et de services. Pour les marchés de travaux le montant estimé du marché doit être supérieur à 5 270 000 euros ). Cette procédure respecte des modalités de publicité précises.

Appel d’offre restreint :

Procédure de marché public selon laquelle seules des entreprises présélectionnées par l’administration sont invitées à concourir après la publication d’un avis d’appel public à la concurrence. La procédure de marché passé par appel d’offres restreint est identique à la procédure ouverte mis à part que cette procédure se déroule en deux phases :

• La première phase est lorsque les entreprises postulent pour être sélectionnées en tant que candidats. Puis, l’administration sélectionne quelques entreprises à partir de leurs références,

• A l’issue de cette première phase, les candidats retenus vont pouvoir proposer leur dossier de candidature. L’entreprise proposant l’offre économiquement la plus avantageuse sera alors retenue.

Avance :

Le Code des marchés publics prévoit le versement par l’administration aux candidats d’un marché public ou à ses sous traitant d’un paiement en avance du montant du marché. Il existe des avances forfaitaires fixés par le marché et des avances facultatives qui visent à financer les investissements, le matériel acquis pour le marché et éventuellement les salaires et charges. Les modalités des avances facultatives sont fixées par le marché. L’avance forfaitaire peut être demandée par l’entreprise dès que le montant estimé du marché est supérieur à 50 000 euros.

Avis d’appel d’offres public à la concurrence (AAPC) :

Avis publié par l’administration dans le but d’informer les entreprises de prévision de marchés publics qu’elle pense réaliser au cours de l’année. Cette publication est régit par le le CMP. L’AAPC est utilisé lors des appels d’offres restreints (montant estimé du marché > 90 000 euros).

Cahier des charges :

Cahier qui réglemente les marchés publics et qui fixe les conditions de leurs exécutions. Il existe plusieurs cahiers des charges. Le CCAG : Cahier des clauses administratives générales CCTG : Cahier des clauses techniques générales CCAP : Cahier des clauses administratives particulières CCTP : Cahier des clauses techniques particulières

Cahier des clauses techniques particulières :

partie du cahier des charges d’un marché, établie en accord entre l’émetteur de besoin et le service acheteur, qui contient les dispositions contractuelles d’ordre technique propres à la prestation ou la fourniture à acquérir.

Certificat électronique :

Le certificat électronique est un outil qui permet de réaliser des télés procédures. Il permet notamment à l’entreprise de réaliser ses déclarations fiscales et sociales. Le certificat électronique assure la signature, le chiffrement des messages électroniques et est utilisé pour l’authentification des serveurs. Il est obligatoire dans toutes les procédures dématérialisées. Les certificats doivent être délivrés par une Autorité de Certification. La signature électronique est quant à elle, obligatoire pour les marchés supérieurs à 230 000 euros. Cette signature numérique présente depuis mars 2000 la même valeur qu’une signature manuscrite. Elle permet à l’entreprise de signer les documents électroniques transférés à l’administration et de confirmer l’identité de l’entreprise. La signature électronique est disponible grâce à un logiciel payant. Une fois l’entreprise dotée de ces éléments numériques, elle doit naviguer sur une plate-forme de marchés publics.

Les plus connus sont : achats défense [www.achats.defense.gouv.fr], achat public [www.achatpublic.com], e-marchés publics [www.e-marchespublics.com] et omnikles [www.omnikles.com]. Sur la plate forme de marchés publics, l’entreprise à la possibilité de consulter des annonces d’appels d’offres centralisés et de répondre en ligne. L’entreprise télécharge les DCE des annonces intéressantes et formule une réponse qu’elle renvoie sous forme dématérialisée. Cette procédure de réponse par voie numérique est plus flexible, engage moins de frais et est plus documentée qu’une réponse classique à un appel d’offres. La dématérialisation supprime indéniablement certains obstacles auxquels les PME se confrontent dans une procédure de réponse sur papier.

Commande sur marché :

Ordre prescrivant l’exécution d’une prestation ou d’une fourniture dans les conditions déterminées au préalable par le marché à bons de commande auquel elle se réfère.

Commission d’appel d’offres ou CAO :

Commission réglementairement constituée, chargée de procéder à l’ouverture des plis adressés ou remis directement au service émetteur de l’appel d’offres. Elle vérifie la régularité des candidatures et des offres, donne ses avis et propositions au PAD et dresse le procès-verbal des séances d’ouverture.

Cotraitant :

Entreprise qui participe à un groupement entre plusieurs entreprises afin de répondre à un marché.

Code des Marchés Publics (CMP) :

Tout comme le code de la route réglemente le comportement des automobilistes, le CMP réglemente le cadre dans lequel les administrations doivent émettre les appels d’offres et borne le cadre dans lequel les entreprises peuvent y répondre. Les parties prenantes dans un appel d’offres (administrations, entreprises, sous traitant...) sont tenues de respecter les différentes modalités du CMP. Le CMP n’a pas de valeur contractuelle.

Concours :

Procédure d’achat public utilisé par l’administration lorsqu’elle n’est pas encore en mesure de décrire avec une précision suffisante les aspects techniques et financiers d’un ouvrage, d’un matériel à réaliser car l’objet du marché nécessite des études importantes. La procédure de concours peut être passée selon une procédure restreinte ou par procédure ouverte.

Copie de sauvegarde :

Copie physique du dossier de candidature lorsqu’il est transmit par voie électronique. La copie de sauvegarde peut être transmit par clef USB, CD-ROM, papier... Dans le cas où le fichier électronique est vérolé, ou mal transmit, la copie de sauvegarde sera utilisée. Si la copie de sauvegarde est bien transmise, la copie de sauvegarde est détruite par l’acheteur.

Déclaration sur l’honneur :

Lorsqu’une entreprise propose un dossier de candidature à une administration elle se doit de rédiger un document daté et signé déclarant sur l’honneur que l’entreprise : s’est bien acquittée du paiement de ses impôts et cotisations sociales ne fait pas l’objet d’une décision de justice l’interdisant de concourir aux marchés publics. D’une condamnation de justice inscrite au n2 du casier judiciaire où une infraction visé aux articles L324-10, L341-6, L125-1., L125-3 du code de travail au cours des cinq dernières années. Depuis 2001, l’entreprise qui propose juste une candidature se doit de transférer sa déclaration justifiant qu’elle s’acquitte bien de ses obligations fiscales et sociales. A la place de la déclaration sur l’honneur l’entreprise peut donner les pièces justificatives qui certifient qu’elle respecte les points cités ci-dessus.

Délais de paiement :

L’administration se doit de payer ses fournisseurs à moins de 45 jours (sauf pour les établissements du service de santé des armées dont le délai est fixé à 50 jours). A défaut, si l’administration doit s’acquitter d’intérêts moratoires (=indemnités de retards)

Dossier de Candidature des Entreprises (DCE) :

Le Dossier de Candidature des Entreprises est constitué par l’ensemble des pièces du dossier d’appel d’offres. L’administration le met à la disposition des entreprises souhaitant s’informer des modalités du marché. Le DCE est distribué à toutes les entreprises qui en font la demande dans le cas des procédures ouvertes et à celles sélectionnées pour les procédures restreintes. Les pièces qui constituent le DCE sont :

• La lettre de consultation,

• Le Règlement de Consultation (RC),

• Les documents à caractère contractuel :
  • L’Acte d’Engagement (AE),
  • Le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP),
  • Le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP),
  • Le détail des prix

Domiciliation des paiements :

C’est le compte bancaire, postal, de caisse d’épargne ou du trésor où sera versé la somme du marché. La domiciliation doit apparaître clairement sur la facture et ne doit laisser aucun doute lors du contrôle effectué par l’administration.

Dossier de consultation :

ensemble des pièces nécessaires à la prise de contact formelle entre la personne publique et des fournisseurs potentiels, en vue de l’attribution d’un acte d’achat.

Facture :

En général, lorsqu’une entreprise est retenue pour exécuter un marché public, elle émet une facture dès la réalisation de la vente ou de la prestation du service. La facture doit être émise en 2 exemplaires : une pour l’administration et une pour l’entreprise.

Groupement :

Lorsqu’un marché est complexe , plusieurs entreprises peuvent se grouper afin de répondre au marché. Dans le dossier de candidature il faut préciser que l’entreprise répond au marché au sein d’un groupement. On distingue deux groupements :

• Le groupement conjoint : les entreprises qui participent au groupement sont responsables uniquement pour la partie qu’elles exécutent. L’entreprise n’as pas responsabilités pour l’inexécution de la prestation des autres entreprises du groupement,

• Le groupement solidaire : Les entreprises qui participent au groupement sont responsables et engagées pour la totalité du marché. Si une entreprise n’est pas en mesure d’assurer sa participation, les autres entreprises du groupement doivent assurer la réalisation de la part de l’entreprise défaillante.

Lettre de consultation :

Ce document est utilisé dans les appels d’offres restreints et les procédures négociées. La lettre de consultation contient des informations comme : la date limite pour la réception des offres l’adresse à laquelle le dossier de candidature doit être envoyé - l’obligation de rédiger les documents en langue française

Lot :

Un marché public peut âtre fractionné en plusieurs éléments : ce sont des lots. Les lots d’un marché sont fractionnés par l’acheteur public en fonction de la spécificité technique, du métier, de critères géographiques ou des critères économiques. Les lots permettent aux PME de participer à l’appel d’offre sur le fragment de l’appel d’offres où elles sont les plus compétitives. Avec le CMP 2006, les acheteurs publics ont l’obligation de fragmenter le marché en lots dès que cela est possible.

Maîtrise d’oeuvre ou maître d’oeuvre :

Personne morale ou personne physique qui est chargée par l’administration d’assurer la maîtrise d’ouvrage.

Marché fractionné à bons de commande :

Ce type de procédure est réservé aux achats que l’administration souhaite échelonnée. Les marchés à bons de commandes permettent à l’administration de spécifier les éléments du marché qu’elle n’a pas pu préciser au préalable. Les éléments peuvent être la quantité, les délais... Lors de la parution de l’avis, l’administration fixe un montant maximum et minimum du marché.

Marché fractionné à tranches :

Cette procédure est utilisée lorsque l’administration a clairement identifié l’objet du marché mais ne sait pas si le marché pourra être mené à terme pour des raisons économiques, politiques, techniques ou de délais. L’administration va définir une tranche ferme qui sera réalisée de manière sure et des tranches conditionnelles qui seront réalisées s’il n’y a pas de contraintes.

Marché ordinaire ou marché simple :

C’est la procédure de base. L’objet du marché est simple et la durée du marché est limitée.

Marché passé selon la procédure adaptée :

Les Marchés Passés selon la Procédure Adaptée (MPPA) est la procédure la plus souple. Le pouvoir adjudicateur peut y avoir recours dans l’un des 3 cas suivants :

• Lorsque le montant de l’appel d’offres est estimé à moins de 135 000 euros HT dans le cas d’un marché passé par les collectivités locales pour les achats de fournitures et services.

• Lorsque le montant de l’appel d’offres est estimé à moins de 210 000 euros HT pour les appels d’offres passés par une administration étatique pour les fournitures et services.

• Lorsque le montant de l’appel d’offres est estimé à moins de 210 000 euros HT pour les travaux quelque soit l’administration. Dans cette procédure, l’acheteur peut utiliser la publicité qu’il souhaite lorsque le montant estimé du marché est inférieur à 90 000 euros. De plus, pour les entreprises, cette procédure est assez souple puisque s’il manque des pièces au dossier de candidature et que l’entreprise est retenue, elle peut joindre ces pièces après le dépouillement des offres.

Notification :

Concernant les entreprises, la notification est le moment à partir duquel l’administration attribue le marché à une entreprise. A partir de la date de notification, l’entreprise qui a remporté le marché se doit de réaliser la prestation, la livraison ou les travaux.

Plate-forme de dématérialisation :

Portail Internet permettant aux entreprises de transférer par voie électronique le dossier de candidature à l’administration de manière sécurisée et confidentielle. Contrairement à l’envoi des dossiers de candidatures par mail, passer par la plate forme de dématérialisation garantie juridiquement l’envoi du dossier de candidature. L’objectif européen est que l’ensemble des dossiers de candidature soit transféré par voie électronique d’ici 2010.

Pouvoir adjudicateur ou entité adjudicatrice :

Ce sont l’état, les collectivités territoriales, les organismes de droit public et les associations formées par un ou plusieurs de ces organismes de droit public ou de ces collectivités territoriales qui veut faire réaliser des travaux publics, qui veut recourir à une prestation de services ou qui envisage de faire un achat de fournitures.

Règlement de consultation :

Le règlement de consultation comporte les éléments essentiels de l’appel d’offres. Il rappelle ou établi, l’objet de la consultation, la date et l’adresse où doivent être déposé les dossiers de candidatures, les critères de choix pour la sélection du candidat, la durée d’exécution du marché, le délai de validité et les coordonnées pour avoir des renseignements techniques et administratifs.

Signature électronique :

Depuis le 1er janvier 2005, l’administration est contrainte d’accepter les candidatures par Internet en plus des réponses sur papier classique. La candidature par Internet présente des avantages pour les PME. Désormais, la PME retire le DCE et le renvoie en temps réel. Les coûts de traitement sont alors réduits, en renvoyant la candidature, la PME n’est pas obligée d’utiliser des lettres avec accusé de réception ou de faire appel à un coursier, frais qui peuvent s’éléver à 75€ pour le dépôt du dossier. Avant toute chose, une entreprise souhaitant répondre à un appel d’offres de manière dématérialisée doit se doter d’un certificat électronique et d’une signature électronique. Le certificat électronique est indispensable dans l’ensemble des procédures auxquelles une entreprise peut répondre. La signature électronique est obligatoire que pour les appels d’offres d’un montant estimé à plus de 230 000 euros.).

Sous-traitant :

Entreprise qui participe à un marché public par le biais d’une partie du marché sous traiter par l’entreprise qui à remporté le marché. Les sous traitants sont tenus de communiquer les mêmes pièces juridiques (type DC6, DC7) que l’entreprise ayant remporté le marché.

Titulaire :

Entreprise qui a remporté un marché public. Tranche conditionnelle : ce sont les tranches que l’administration effectue s’il n’y a pas de contrainte pour ne pas les réaliser. Les tranches conditionnelles viennent a posteriori aux tranches fermes lors des procédures de marchés fractionnés à tranches.

Tranche ferme :

la tranche ferme est la partie d’un marché fractionné que l’administration est sure de réaliser.