3. Principes généraux

Un article de FormaVia.

3.1 Introduction

Le but de ce paragraphe est de présenter de manière aussi précise et complète que possible les concepts qui sont à la base des marchés en particulier publics, c’est à dire ceux de :

• Cahier des charges,

• Dossier de consultation,

• Réponse à un appel d’offre.

3.2 Le cahier des charges

D’un point de vue général, un cahier des charges est un document élaboré par un client lorsqu’il souhaite mettre en forme un besoin pour identifier un ou plusieurs fournisseurs susceptibles d’y répondre et de présenter une offre.

Le terme “cahier des charges” est un terme générique pour désigner un document qui fera au final office de contrat entre deux parties.

De nombreuses normes existent : AFNOR, DoD...

Ce document est également appelé dans le code des marchés publics : Cahier des Clauses Techniques Particulières et c’est une partie du cahier des charges d’un marché, qui s’appuie en règle générale sur un Cahier des Clauses Administratives Générales et/ou Particulières, établit en accord entre l’émetteur de besoin et le service acheteur, qui contient les dispositions contractuelles d’ordre général et technique propres à la prestation ou la fourniture à acquérir.

De manière plus ciblé, le cahier des charges pour une formation est un document qui décrit avec précision le projet relatif au produit, le contexte pédagogique dans lequel il va être utilisé, les objectifs de formation auquel il répond, les conditions nécessaires à la réussite du projet ainsi que le scénario pédagogique qui va le mettre en scène. Il inclut notamment les aspects suivants :

• Pédagogique,

• Economique,

• Organisationnel,

• Technologique,

• Juridique.

Il peut exister de nombreuses rubriques dans un cahier des charges de formation. Les items suivants constituent les rubriques les plus couramment mentionnées :

• Rappel de la contribution attendue marché, contexte et enjeux,

• Publics visés,

• Objectifs pédagogiques généraux,

• Thèmes principaux,

• Objectifs pédagogiques spécifiques,

• Résultats attendus,

• Contraintes à prendre en compte,

• Conditions de réussite d’une action de formation,

• Descriptif du produit,

• Financement.

3.3 Le dossier de consultation

Le dossier de consultation fournit par l’autorité émettrice comprend classiquement les documents suivants :

• Avis d’appel public à concurrence,

• Cahier des Clauses Techniques Particulières,

• Cahier des Clauses Administratives Particulières,

• Règlement de consultation,

• Acte d’engagement,

• Bordereau de prix,

• Formulaire relatif au contrôle qualité des marchés publics.

Avec la dématérialisation du processus de réponse aux appels d’offre sont apparues des plateformes de dématérialisation.

Une plate-forme de dématérialisation permet de préparer et de gérer la passation de marchés publics de leur publication jusqu’à leur attribution. Elle vous permet également de :

• Rechercher une consultation en cours, à l’aide soit d’un numéro de référence (Précisé dans les avis d’appel d’offres), soit d’une catégorie, soit de mots clés, etc.

• Inscrire votre entreprise et/ou ses collaborateurs afin d’être informé automatiquement de chaque consultation nouvelle concernant votre domaine d’activité.

Cette inscription peut se faire simplement en ligne, en définissant notamment un identifiant et un mot de passe, ou avec un certificat numérique si vous disposez déjà de ce type d’outil d’authentification et de signature électronique.

Pour télécharger les dossiers de consultation sous format électronique, vous devez déclarer votre identité, afin que l’émetteur puisse vous tenir informé des compléments éventuels intervenant en cours de procédure (ajout d’une pièce au DCE, envoi d’une liste de réponses aux questions reçues, prolongation du délai de réponse, etc.).

Pour répondre sous forme électronique à la consultation, il s’agit de respecter l’intégralité des règles du code des marchés publics (signature électronique, chiffrement des réponses à l’aide de clés de cryptage sécurisées, dépouillement des plis électroniques par les personnes habilitées au sein de la Communauté urbaine de Lyon, etc.).

Répondre sous forme électronique à la consultation implique de recourir à un certificat électronique. Il est possible de trouver la liste des principaux organismes délivrant des certificats numériques sur des sites Internet spécialisés.

Il est précisé qu’un certificat électronique est une carte d’identité numérique dont l’objet est d’identifier une entité physique ou non physique. Le certificat numérique ou électronique est un lien entre l’entité physique et l’entité numérique. L’entreprise CERTEUROPE ([1]) est l’une de celles qui propose des solutions pour sécuriser les échanges électroniques.

Il faut noter que la réponse sous forme électronique exclut toute autre forme de réponse de la part du candidat sous forme papier, sous peine de non prise en compte de son offre.

Par exemple dans le cas de la Communauté urbaine de Lyon, les seuls certificats utilisables pour la remise des réponses sur la plate-forme de dématérialisation des marchés publics de la Communauté urbaine de Lyon sont ceux délivrés par des Autorités de certification reconnues par celle-ci et mentionnés comme tels sur la page d’accueil de la plate-forme : marchés du grand Lyon ([2])

Il faut noter qu’il existe pat ailleurs, d’autres plateformes de dématérialisation comme :

• légademat [3] ,

• légademat Unanis [4].

3.4 La réponse à l’appel d’offre

La réponse doit contenir certains éléments du dossier de consultation remplis et/ou paraphés dont les documents suivants :

• Cahier des Clauses Techniques Particulières,

• Cahier des Clauses Administratives Particulières,

• Règlement de consultation,

• Acte d’engagement,

• Bordereau de prix,

• Formulaire relatif au contrôle qualité des marchés publics.

Suivant les cas les imprimés administratifs ci-après doivent être joints à la réponse :

• DC4,

• DC5,

• DC6,

• DC7,

• DC12,

• DC13.

Ils sont tous téléchargeables sur le site suivant : MINEFE [5]

La nature et les conditions d’utilisations de ces documents sont précisées à la fin document.

Pour ce qui concerne l’organisation de la réponse, il existe deux niveaux, le premier qui est le principal avec la réponse au cahier des charges de l’émetteur de l’appel d’offre et le second avec la constitution et la mise à jour des documents administratifs.

La réponse technique est un aller retour permanent du cahier des charges à la rédaction de l’offre et l’on attend généralement que le candidat mette en avant dans sa réponse l’originalité technique, les moyens humains et matériels et bien entendu son expérience.

L’objectif pour le ou les candidats est de démontrer que l’organisation adoptée est capable sur le plan technique, pédagogique, territorial de faire face aux besoins de l’organisme acheteur de la prestation.

D’un point de vue pratique, il est souhaitable d’organiser et de réaliser une première rédaction sous forme de brouillon à partager avec l’équipe de réponse ou le groupement afin que les uns et les autres insèrent des annotations dans les paragraphes rédigés en fonction de leurs remarques ou observations.

Puis une deuxième rédaction sera à réaliser, si possible par une seule personne et dans ce cas, il faut bien se mettre à la place du lecteur et fournir une réponse élaborée, compréhensible, lisible et synthétique.

Par ailleurs et pour une réponse sur un mode physique, la constitution, la mise à jour et le positionnement des documents administratifs doit permettre de réaliser de manière organisée et consensuelle les travaux suivants :

• Etablir l’acte de candidature et de l’offre,

• Lister les documents mettre dans l’enveloppe “Candidature”,

• Regarder dans le règlement de consultation la liste de ces documents,

• Lister les documents à mettre dans l’enveloppe “Offre”,

• Regarder dans le règlement de consultation la liste de ces documents,

• Vérifier les signatures sur les documents,

• Cibler dans la publicité de l’appel de l’offres ou dans le règlement de consultation le destinataire de la candidature et de l’offre,

• Joindre les documents dans les enveloppes candidature et offre en fonction des indications du règlement de la consultation.

Pour ce qui concerne l’organisation de la réponse électronique les différences ne sont pas des différences de principe mais elles sont plutôt liées à son caractère numérique. Pour avoir plus de précisions, il faut se reporter à la fiche pratique correspondante du guide.